SERVICIOS INTEGRADOS DE SALUD COLOMBIA SAS
POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La compañía SERVICIOS INTEGRADOS DE SALUD COLOMBIA SAS (en adelante SIS Colombia), dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la normatividad legal vigente o cualquier otra que reglamente, adicione, ejecute, complemente, modifique, suprima o derogue a la Ley 1581 de 2012; comprometida con la regulación en materia de protección de datos personales y derechos de los titulares de la información, adopta la siguiente Política de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales.
1.
ALCANCE
Esta Política de Protección de Datos Personales se aplica a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contenga Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de SIS Colombia.
2.
IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Servicios Integrados de Salud Colombia SAS - SIS Colombia, sociedad con domicilio en la Calle 110 N° 9-25 Of. 605 de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia. Correo electrónico protecciondedatos@sis-colombia.com , teléfono (+571) 5800638.
3.
DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable y dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, informando la existencia de Políticas para el Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del Tratamiento que se dará a sus datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que son objeto de Tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
Titular: Persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado a cuenta del Responsable.
4.
TRATAMIENTO
SIS COLOMBIA, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros; recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores.
5.
FINALIDAD
Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de SIS COLOMBIA para las siguientes finalidades:
5.1. Para el envío de información a sus trabajadores y familiares.
5.2. Para la prestación de los servicios de salud a los familiares de los trabajadores de SIS COLOMBIA beneficiarios del servicio de salud.
5.3. Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de SIS COLOMBIA.
5.4. Para el fortalecimiento de las relaciones con sus consumidores y clientes mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos, la evaluación de la calidad del servicio y la invitación a eventos organizados o patrocinados por SIS COLOMBIA.
5.5. Para la interacción con sus Trabajadores, cumplimiento de obligaciones legales y para la invitación a eventos organizados o patrocinados por SIS COLOMBIA de carácter comercial o similar.
5.6. Para consolidar un servicio de calidad con los Proveedores invitados a participar en los procesos de selección y evaluación del cumplimiento frente a sus obligaciones
5.7. Para verificar saldos de sus acreedores.
5.8. Para determinar obligaciones pendientes, consulta de información financiera e historia crediticia así como reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.
5.9. Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos y los de sus compañías vinculadas.
5.10. Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia.
5.11. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
5.12. Para contactar vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
6.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
PERSONALES
Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de SIS COLOMBIA, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:
6.1. Conocer los Datos Personales sobre los cuales SIS COLOMBIA está realizando el Tratamiento, de igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados si encuentra que son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
6.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a SIS COLOMBIA para el Tratamiento de sus Datos Personales.
6.3. Ser informado por SIS COLOMBIA, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
6.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
6.5. Solicitar a SIS COLOMBIA la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo acorde con el procedimiento establecido en el numeral 11 de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, o mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y SIS COLOMBIA, que motivó la recolección de los datos.
6.6. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.
7.
ÁREA RESPONSABLE DE LA
IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA
El Área Administrativa de Servicios Integrados de Salud Colombia SAS - SIS Colombia, tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta Política. Para tal efecto, todos los funcionarios que realicen captura de Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de SIS COLOMBIA, están obligados a reportar estas Bases de Datos a la Área Administrativa y dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.
El Área Administrativa de Servicios Integrados de Salud Colombia SAS - SIS Colombia, también ha sido designada por SIS COLOMBIA como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
8.
AUTORIZACIÓN
SIS COLOMBIA debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.
8.1. Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.
8.2. Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que SIS COLOMBIA realice el Tratamiento de sus Datos Personales.
Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por SIS COLOMBIA, tales como:
- Por escrito, diligenciando un formato de autorización.
- De forma oral, en una conversación telefónica o en videoconferencia.
- Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.
- IMPORTANTE: En ningún caso SIS COLOMBIA asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.
- Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por SIS COLOMBIA, es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.
8.3. Autorización Informada significa que, al momento de solicitar el consentimiento al Titular, se le debe informar claramente:
- Los Datos Personales que serán recolectados.
- La identificación y datos de contacto del Responsable y del Encargado del Tratamiento.
- Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir, cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los Datos Personales.
- Cuáles son los derechos que tiene como Titular de los Datos Personales; para el efecto ver el numeral 6 de ésta Política.
- El carácter facultativo de dar respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.
9.
AVISO DE PRIVACIDAD
El Aviso de Privacidad es el consentimiento informado puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. Por medio de este documento se le comunica al titular del dato la información relativa a la existencia de las Políticas de Tratamiento de Información que le será aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que le pretende dar a los datos personales.
10.
DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO
DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE.
De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido pueden generar discriminación, tales como los relacionados con:
- Origen racial o étnico.
- Orientación política.
- Convicciones religiosas / filosóficas.
- Pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, organizaciones de derechos humanos o partidos políticos.
- Salud.
- Vida sexual.
- Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).
- El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.
En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, SIS COLOMBIA deberá:
- Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
- Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.
11.
DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO
DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, SIS COLOMBIA sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, SIS COLOMBIA deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
12.
PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A
PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por SIS COLOMBIA, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.
Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:
12.1. ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES Y CONSULTAS:
¿En qué consiste
el trámite?
El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a SIS COLOMBIA, a través de los medios indicados más adelante:
- Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a SIS COLOMBIA para el Tratamiento de sus Datos Personales.
- Información respecto del uso que se le ha dado por SIS COLOMBIA a sus datos personales.
Medios habilitados para la presentación de peticiones y
consultas:
SIS COLOMBIA ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas:
- Comunicación dirigida a Servicios Integrados de Salud Colombia SAS - SIS Colombia, Área Administrativa, Calle 110 No. 9-25 Of. 605, en la ciudad de Bogotá D.C.
- Solicitud presentada al correo electrónico: protecciondedatos@sis-colombia.com
Atención y respuesta por parte de SIS COLOMBIA:
El término máximo para atender las peticiones y consultas será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12.2. ATENCIÓN Y RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS:
¿En qué consiste
el trámite?
El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a SIS COLOMBIA, a través de una queja o reclamo presentado mediante los canales indicados más adelante:
- La corrección o actualización de la información.
- La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos.
- Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.
- La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer.
Medios
habilitados para la presentación de quejas y reclamos:
SIS COLOMBIA ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de quejas y reclamos, todos los cuales permiten conservar prueba de su presentación:
- Comunicación dirigida a Servicios Integrados de Salud Colombia SAS - SIS Colombia, Área Administrativa, Calle 110 # 9 – 25 Of. 605, en la ciudad de Bogotá D.C.
- Solicitud presentada al correo electrónico: protecciondedatos@sis-colombia.com
Atención y respuesta por parte de SIS COLOMBIA
Si la queja o reclamo se presentan incompletos, SIS COLOMBIA deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.
Si la persona que recibe la queja o reclamo no es la competente para resolver el caso, dará traslado al Área Administrativa de Servicios Integrados de Salud Colombia SAS - SIS Colombia en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido.
El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
13.
INFORMACIÓN OBTENIDA EN
FORMA PASIVA
Cuando se acceda o utilicen los servicios contenidos dentro de los sitios web de SIS COLOMBIA, www.sis-colombia.com, ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de SIS COLOMBIA tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.
Cumpliendo las directrices y el marco normativo, SIS COLOMBIA busca la normalización de los procedimientos que se encuentran contenidos y relacionados con la protección de datos personales, siendo además publicada esta información en www.sis-colombia.com
14.
SEGURIDAD DE LOS DATOS
PERSONALES
SIS COLOMBIA, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de SIS COLOMBIA se limita a disponer de los medios adecuados para este fin, SIS COLOMBIA no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de SIS COLOMBIA y sus Encargados. SIS COLOMBIA exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.
15.
TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE
DATOS PERSONALES
SIS COLOMBIA podrá revelar a sus compañías vinculadas, los Datos Personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta Política de Protección de Datos Personales.
Igualmente, SIS COLOMBIA podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a SIS COLOMBIA cuando se trate de contratistas en desarrollo de actividades para SIS COLOMBIA.
En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos Personales, que se suscriban entre SIS COLOMBIA y las personas o empresas antes mencionadas, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado:
- Dar Tratamiento en nombre de SIS COLOMBIA a los Datos Personales conforme los principios que los tutelan.
- Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en las que se contengan Datos Personales.
- Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales.
16.
AUTORIZACIÓN PARA EL
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La Autorización deberá ser expresa e informada en el sentido de incluir las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento, y ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
En el evento de que la Autorización verse sobre el Tratamiento de Datos Sensibles, el mismo se hará de conformidad con los términos de la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario.
17.
MARCO NORMATIVO
Esta Política de Protección de Datos Personales se rige por lo dispuesto en la legislación vigente, destacando entre otra las siguientes:
18.
OBLIGATORIEDAD
Esta Política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de SIS COLOMBIA, sus administradores, empleados, contratistas y terceros que obran en nombre de SIS COLOMBIA.
19.
CAMBIOS DE LA POLÍTICA
SIS COLOMBIA se reserva la facultad de revisar y/o modificar en cualquier momento esta Política de Tratamiento de Datos Personales. SIS COLOMBIA publicará en su sitio web (https://www.sis-colombia.com/) cualquier cambio en la misma, informando la fecha a partir de la cual regirá la nueva Política. Cuando el cambio se refiera a las finalidades del tratamiento se solicitará a los titulares una nueva autorización para aplicar las mismas.
20.
VIGENCIA
Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 8 de noviembre de 2016, actualizada con fecha 18 de marzo de 2021
Anexo
1 – Formato de Autorización para el Tratamiento de Datos Personales
GRUPO(S) DE INTERÉS A QUE PERTENECE EL TITULAR DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
(Marque con una X el o los grupos de interés al cual pertenece)
Empleado ( ) Contratista ( ) Cliente ( ) Comunidad ( ) Otro ( )
AUTORIZACIÓN
Yo, __________________________________________________________________________________, identificado(a) con _____________________ número _____________________________, obrando en nombre propio, u obrando en nombre de ___________________________________________________________, identificado(a) con ___________________________________ número _______________________________, manifiesto de forma libre, consciente, expresa, informada y espontánea que autorizo a Servicios Integrados de Salud Colombia SAS para continuar con el Tratamiento de la información personal en el (los) grupo(s) de interés del cual actualmente hago parte (o hace parte mi representado) y bajo las correspondientes finalidades de cada grupo de interés.
Firma en constancia del titular,
_____________________________
En caso de que el titular sea menor de edad esta autorización requiere la firma de los representantes legales del menor.
______________________ _________________ _________________________
Ciudad y Fecha